Під час створення основної робочої групи необхідно:
- визначити склад учасників та отримати згоду від них на участь у робочій групі;
- визначити завдання основної команди на першій зустрічі;
- погодити структуру співпраці (наприклад: частоту зустрічей, канали і правила внутрішньої комунікації, правила співпраці);
- встановити основні етапи роботи та створити графік;
- визначити потреби у співпраці з іншими зацікавленими сторонами;
- організувати прозоре документування всіх кроків (ведення протоколів);
- забезпечити необхідні ресурси для організації діяльності основної команди у довгостроковій перспективі (приміщення для зустрічей, відшкодування витрат на проїзд за потреби, кейтеринг і т.п.) тощо.
Усі відповідні структури громади, а саме відповідальні за охорону здоров’я, цивільний захист, мобільність, енергетичний сектор, водопостачання та водовідведення, економічний розвиток, бюджет громади, освіту, просторове планування і т.д. мають бути проінформовані та залучені до процесу адаптації, отримавши чіткий мандат на ухвалення рішень у сферах своєї відповідальності, відповідно як це стосується і основної команди. Ступінь їхньої участі може варіюватися від надання та обміну інформацією до розвитку адаптивної спроможності або до прийняття рішень щодо адаптації в межах їхніх повноважень.
Ефективне планування заходів щодо адаптації до наслідків кліматичної зміни повинне передбачати налагодження співпраці між усіма зацікавленими сторонами виходячи за межі лише представників органів місцевого самоврядування. Такий підхід допомагає представникам експертних середовищ та широкої громадськості отримати підтримку своїх цілей та легітимізувати їх у вигляді стратегічних муніципальних програм та адвокувати реалізацію останніх на практиці. За таких умов значно зростає потенціал теми адаптації та ефективніше застосовуються технічні ресурси.
Участь громадських організацій, ініціативних груп, бізнес-структур – це тривалий процес, який починається з консультацій на початковому етапі та продовжується через різні етапи впровадження, моніторингу та оцінки плану дій. Вона може набувати різних форм (від консультацій, просвітницьких та освітніх програм, до комплексних громадських кампаній, розроблених для досягнення амбітних цілей) та може бути налагоджена з різними рівнями участі (що стосується доступу до інформації, консультації з конкретних питань чи участі протягом усього процесу адаптації).
Цілі залучення зацікавлених сторін повинні бути узгоджені ще на початку процесу планування кліматичних заходів у громаді, так само як це має відбуватися і з основною командою. Саме вони визначатимуть, як участь тієї чи іншої сторони впливатиме на процес інформування, консультацій, залучення, співпраці чи, наприклад, розширення можливостей. Цілі та плани повинні бути адаптовані у міру виявлення нових зацікавлених сторін, які потребують залучення та визначення кращих засобів взаємодії. Процес участі слід контролювати прозоро, із зворотним зв’язком, що надається учасникам на всіх етапах взаємодії. Також важливим процесом є комунікація між відділами, управліннями, департаментами, адже інколи в декількох різних міських секторальних планах може бути зазначено до виконання один і той самий захід.
При залученні зацікавлених сторін слід враховувати деякі ключові моменти:
- кожен процес залучення стейкхолдерів відрізняється, і, таким чином, необхідний різноманітний набір навичок (наприклад, рівень модерації та володіння темою), щоб мати справу з різними можливими розвитками на етапах залучення;
- процеси залучення зацікавлених сторін вимагають ресурсів (наприклад, людських, фінансових, часових), тому чіткий дизайн процесу має бути доступним із самого початку, щоб розрахувати ресурси, необхідні зацікавленим сторонам, а також організаційній команді;
- необхідно підготувати короткі роздаткові матеріали про процес, а також протоколи, що документують обговорення та ключові результати процесу, щоб гарантувати постійний обмін інформацією та прозорість;
- зацікавлені сторони повинні бути проінформовані про передбачуване використання результатів і дати своє схвалення у разі запланованої публікації.
Забезпечуючи координацію, навчання, інструменти та інші ресурси, міська влада може підтримати існуючі та сприяти впровадженню нових кліматичних ініціатив з боку широкої громадськості, бізнесу, наукового та громадського секторів. Органи місцевого самоврядування також можуть підтримати ринкову трансформацію та допомогти відкрити нові сфери економічної діяльності. Підходи можуть включати державно-приватне забезпечення інфраструктури, сприятливої до клімату, та розробку більш широких стратегій екологічного розвитку. Визнаючи досягнення лідерів та новаторів серед громадянського суспільства, міська влада може допомогти пропагувати та впроваджувати заходи адаптації, які вони запровадили. Таким чином можна досягти подібних результатів:
- науковці можуть змістовно доповнити процес планування, а також стати ядром кваліфікованої дискусії під час проведення оцінки, допомогти забезпечити її прозорість;
- громадські організації можуть мати практичний досвід розробки та реалізації проектів щодо пом’якшення та/або адаптації до наслідків кліматичної зміни;
- підприємства можуть допомогти зрозуміти ставлення до реалізації такої політики та заходів представників ключових секторів місцевої економіки.
Взаємодія з зацікавленими сторонами забезпечує справедливий спосіб вирішення ширших соціальних та екологічних переваг. Такі зусилля можуть сформувати бачення та збільшити амбіції міської влади у формуванні підходів до розбудови кліматичної політики в частині адаптації.
